プライバシーポリシー（個人情報保護方針）｜株式会社ワークフロー・リンクス

株式会社ワークフロー・リンクス（以下「当社」といいます。）は、当社が提供するワークフロー関連サービス、各種お問い合わせ対応、営業活動、採用活動その他当社の事業活動において取得する個人情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の関連法令・ガイドラインを遵守し、適切な取扱いおよび保護に努めます。

1. 会社情報

• 事業者名：株式会社ワークフロー・リンクス
• 所在地：〒100-0004 東京都千代田区大手町1丁目2-1 大手町ビル
• メールアドレス：[email protected]
• 電話番号：+81 3-6824-7591

2. 取得する情報および個人情報の取扱い

当社は、以下の情報を、適法かつ公正な手段により取得し、利用目的の達成に必要な範囲で取り扱います。

• 氏名、会社名、部署名、役職名
• 住所、電話番号、メールアドレス
• お問い合わせ内容、商談・契約に関する情報
• 当社サービスの利用履歴、ログ情報、端末情報、Cookie等の識別子
• 請求・支払に関する情報
• 採用応募に関する情報（履歴書、職務経歴書、面接記録等）
• その他、当社が事業運営上必要と判断して取得する情報

当社は、要配慮個人情報を取得する場合、法令に従い、必要な同意取得その他の適切な措置を講じます。

3. 個人情報の利用目的

当社は、取得した個人情報を、以下の目的のために利用します。

• 当社サービスの提供、運営、保守、改善のため
• お問い合わせ、資料請求、見積依頼等への対応のため
• 契約の締結、履行、請求、支払、与信管理のため
• 本人確認、認証、アカウント管理のため
• サービス品質向上、機能改善、新サービス開発のため
• 利用状況の分析、統計作成、マーケティング施策の実施のため
• セキュリティ対策、不正利用防止、障害対応のため
• 法令、行政機関の要請、裁判所命令等への対応のため
• 採用選考、連絡、入社手続その他採用活動のため
• 上記に付随する業務のため

4. 個人情報の取扱いの法的根拠

当社は、日本法に基づき、個人情報を適法に取り扱います。主な法的根拠は以下のとおりです。

• 本人の同意がある場合
• 契約の締結または履行のために必要な場合
• 法令上必要な場合
• 当社または第三者の正当な利益のために必要であり、本人の権利利益を不当に侵害しない場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要な場合

なお、個人情報保護法その他の法令により同意が必要とされる場合には、当社は適切に同意を取得します。

5. 個人情報の第三者提供および委託

当社は、次の場合を除き、本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
• 国の機関等への協力が必要であり、本人の同意取得により当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、業務の一部を外部事業者に委託することがあります。この場合、当社は委託先に対し、適切な契約の締結、監督、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

委託先には、クラウドサービス提供事業者、システム保守事業者、メール配信事業者、会計・請求関連事業者、採用支援事業者等が含まれることがあります。

6. 個人情報の外国にある第三者への提供

当社は、クラウドサービス等の利用に伴い、個人情報を外国にある第三者へ提供し、または外国にある第三者に個人情報の取扱いを委託する場合があります。その場合、当社は個人情報保護法その他の法令に従い、当該外国の個人情報保護制度、当該第三者が講ずる保護措置、その他必要な情報を確認し、必要に応じて本人の同意を取得するなど、適切な措置を講じます。

7. 個人情報の保存期間

当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令で定められた期間保存し、その後、遅滞なく消去または匿名化等の適切な措置を講じます。保存期間は、情報の種類、利用目的、契約関係の有無、法令上の保存義務、紛争対応の必要性等を踏まえて合理的に決定します。

• 契約・取引関連情報：契約終了後、法令上必要な期間を考慮して保存
• お問い合わせ情報：対応完了後、一定期間保存
• 採用応募情報：選考終了後、法令・社内規程に従い保存または削除
• ログ情報・アクセス情報：セキュリティおよび運用管理のため、必要な期間保存

8. ご本人の権利

ご本人は、個人情報保護法その他の法令に基づき、当社が保有する個人情報について、以下の請求を行うことができます。

• 利用目的の通知
• 開示
• 内容の訂正、追加または削除
• 利用停止、消去
• 第三者提供の停止
• データポータビリティに関する情報提供の求め（法令上認められる範囲）
• 処理への異議申立て（法令上認められる範囲）

これらの請求を希望される場合は、後記「12. お問い合わせ窓口」までご連絡ください。法令に基づき本人確認を行ったうえで、合理的な期間および範囲で対応します。なお、法令上、開示等に応じられない場合があります。

9. 同意の撤回

当社が個人情報の取扱いについて本人の同意を根拠としている場合、ご本人はいつでもその同意を撤回できます。同意の撤回は、当社所定の方法によりお申し出ください。ただし、撤回前に行われた取扱いの適法性には影響しません。また、同意の撤回により、当社サービスの全部または一部をご利用いただけなくなる場合があります。

10. 苦情の申出先

当社の個人情報の取扱いに関する苦情・相談がある場合は、後記「12. お問い合わせ窓口」までご連絡ください。必要に応じて、個人情報保護委員会その他の関係機関へのご相談も可能です。

11. 安全管理措置

当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん等を防止するため、以下を含む安全管理措置を講じます。

• 個人情報保護に関する社内規程の整備
• アクセス権限の管理、認証管理、ログ管理
• 通信および保存データの暗号化等の技術的措置
• 委託先の選定および監督
• 従業者への教育・研修
• 事故発生時の報告・対応体制の整備
• 定期的な点検、監査、見直し

万一、個人情報に関する事故が発生した場合、当社は法令に従い、必要な報告、通知、再発防止策の実施を行います。

12. お問い合わせ窓口

個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、開示等の請求、苦情、相談は、以下までご連絡ください。

• 事業者名：株式会社ワークフロー・リンクス
• 住所：〒100-0004 東京都千代田区大手町1丁目2-1 大手町ビル
• メールアドレス：[email protected]
• 電話番号：+81 3-6824-7591

お問い合わせ内容によっては、本人確認のため、追加の情報提供をお願いする場合があります。

13. プライバシーポリシーの変更

当社は、法令の改正、事業内容の変更、サービス内容の変更、その他必要に応じて、本プライバシーポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合は、当社ウェブサイト上での掲示その他適切な方法により周知します。変更後のプライバシーポリシーは、当社が別途定める場合を除き、掲載時点から効力を生じます。

制定日・改定日：当社が別途定める日